Rechtssichere eMail-Archivierung mit MailArchiver

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, ihre eMails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailArchiver kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschliessen.

Die Software, auf welcher MailArchiver aufbaut, wird regelmässig durch einen unabhängigen IT-Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

Vollständigkeit der Archivierung MailArchiver ermöglicht die vollständige Archivierung aller eMails im Unternehmen. eMails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.	Originalgetreue Archivierung Archivierte eMails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.	Manipulationssichere Speicherung Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der eMails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailArchiver die archivierten Daten vor Manipulationen.
Manipulationssichere Exporte Eine kryptografische Signatur, die man exportierten e-Mails hinzufügen kann, stellt sicher, dass exportierte eMails selbst ausserhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben.	Aufbewahrungsrichtlinien Grundsätzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keine eMails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus können umfassende und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsrichtlinien definiert werden, die u.a. bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) helfen können.	Legal Hold Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine eMails aus dem Archiv gelöscht werden.
Protokollierung MailArchiver protokolliert lückenlos alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos.	Auditor-Zugriff Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.	Export eMails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten eMails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original.